Cari Hesaplar Modülü:

"Cari hesap" ifadesi aslında kelime anlamı olarak çok açıklayıcı bir ifade olmamakla birlikte piyasa şartlarında çok sık kullanılan bir terim olduğu için seçilmiştir.

Diğer tüm modüllerde olduğu gibi bu modül de tamamen bağımsız bir modül değildir. Cari hesap kartlarında, diğer "işlem ağırlıklı" modüllerden girilen bilgilerin bir özeti ve sonucu izlenmektedir.

Örneğin bir müşteriyi ele alırsak; bu müşteriyle ilgili girilmiş olan fatura vs. işlemleri, çek-senet işlemleri, nakit işlemleri sonucunda oluşan anlık ve istatistiksel veriler müşterinin cari kartından izlenir.

  Aynı şekilde işletmenin bir banka şubesinde bulunan vadeli/vadesiz hesabıyla ilgili tüm finansal hareketlerin özeti de bankanın cari kartından izlenir.

 Cari hesap modülü bununla sınırlı olmayıp aynı zamanda detay bilgilerinin de kolayca ve bir arada izlenebildiği arabirimlerden oluşur. Örneğin adres, telefon gibi iletişim bilgileri, banka hesap numarası, vergi dairesi - numarası gibi resmi detay bilgileri de yine bu modülden girilip / izlenebilir.

 Cari hesap kartları diğer standart muhasebe programlarından farklı olarak türlerine göre ayrı isimler altındaki formlardan izlenir. Örneğin Müşteri / Satıcı kartları, Kasa / Banka / Portföy kartları, Personel / İşyeri (masraf kalemleri) kartları gibi...

 (Bu modül "detaylı izleme" için uygundur. Yani işletme içerisindeki karar verici ya da strateji belirleyici konumundaki kişilerden ziyade, "işlem yoğun kullanıcılar" ve hiyerarşik yapıda üst yönetimin bir alt kademesinde bulunan idarecilerin izlemesi amaçlanarak tasarlanmıştır.)

Stok Modülü:

İşletmenin faaliyet alanı ve şekline göre çok çeşitlilik gösteren ve yine işletmenin yapısına göre farklı izleme ve kontrol gerektiren bir modüldür.

Piyasada al-sat diye tabir edilen mal alıp üzerine belli bir kâr koyarak satan işletmeler için "ticari mal" kavramı öne çıkarken, bünyesinde üretim gerçekleştiren işletmelerde ise hammadde / malzeme / ürün gibi kavramlar önem kazanmakta ve işleyiş nispeten karmaşıklaşmaktadır.

Otomasyon programında tıpkı cari hesap modülünde olduğu gibi stok kartları da ana türlerine göre farklı formlardan takip edilip girilmektedir. Örneğin, ticari mallar, ürün kartları, hammadde-malzeme kartları gibi..

Stok kartları da cari kartlarda olduğu gibi "işlem ağırlıklı" modüllerden girilen verilerin sonucunda oluşan anlık ve istatistiksel sonuçların izlenmesine uygundur. Bu kartlarda da fiyat, birim gibi detay bilgileri girilip görüntülenebilir.

(Bu modül "detaylı izleme" için uygundur. Yani işletme içerisindeki karar verici ya da strateji belirleyici konumundaki kişilerden ziyade, "işlem yoğun kullanıcılar" ve hiyerarşik yapıda üst yönetimin bir alt kademesinde bulunan idarecilerin izlemesi amaçlanarak tasarlanmıştır.)

Faturalama Modülü (stok hareket, üretim vs.):

Bu modül bir anlamda işletmenin varlık sebebi üzerine kurulmuştur. İşletmeleri kâr etmek için kurulmuş olan organizmalar olarak tanımlarsak faturalama (ya da üretim) o işletmenin kalbi gibidir. Yani aslında diğer tüm süreçler bunun devamı ya da yardımcısı niteliğindedir. Otomasyon programında, bu anlatılanlar gözönünde bulundurularak işlem girişi ve iş akışı konusunda en çok bu modüle ağırlık verilerek kontrol altında tutulması hedeflenmiştir.

Faturalama modülü stok hareketleriyle ilgili tüm işlem, evrak ve süreçleri kapsar. Standart ticari bir işletmeyi gözönüne alırsak; sipariş, teklif, irsaliye, fatura, depo giriş - çıkış fişleri, depolararası transfer fişleri hep bu kavram içerisindedir. ("Stok hareketi" kavramından kastedilen, stok kartı denilebilecek tüm mal, ürün, hizmet ya da hammaddelerin teorik ya da pratik olarak yer değiştirmesidir. A malının müşteriye gitmesi, B malının müşteriye teklif edilmesi, bir depodan başka bir depoya gitmesi gibi...)

Tüm evrak ve işlem girişlerinde hem görsel olarak hem de mantık olarak fiili işleyiş esas alınmıştır. Örneğin bir satış faturası girişi yapılırken esas olan müşteridir. Dolayısıyla müşteri ile ilgili bilgilere hızlı ve fonksiyonel erişim sağlanmıştır. Müşterinin o anki cari hesap durumuna, daha önceden gerçekleşmiş olan satış karakteristiğine işlemi yavaşlatmadan ve karışık ekran görüntüleri içinde kaybolmadan hızlı erişim sağlanmıştır. Aynı şekilde satırlarda geçen stok kartlarının seçimi ve hızlı bilgi alınması için pratik filtrelemeler ve kısayol tuşları konulmuştur. En önemlisi de işlem daha giriş aşamasındayken kullanıcı uyarılarak bazı hatalar ortaya çıkmadan önlenebilmektedir.

Bu modül operasyon niteliğindedir. Diğer izleme, rapor, analiz niteliğindeki modüllere ham bilgi sağlar)

Finans Modülü:

Finans modülü işletmenin nakit kasaları, banka hesapları ve diğer cari kartları arasında gerçekleşen her türlü para ve finansal değer hareketlerini kapsar. Çek / senet sistemiyle de oldukça içiçe olmakla birlikte fiili işleyişi kolaylaştırmak için program içerisinde görüntü olarak "çek/senet" ten ayrılmıştır.

Yukarıda belirtildiği gibi işletmenin tüm finansal değer hareketleri bu modülün kapsamındadır. Cari hesaplarla ilgili kasa giriş/çıkış hareketleri, kasadan giderler için çıkılan nakitler, banka - cari hesap arası EFT vs. hareketleri, hesaplararası virman / transfer işlemleri ve stokla ya da çek/senetle direkt ilgili olmayan her türlü borç / alacak hareketleri bu modülden girilir.

Finansal hareket türleri oldukça parametrik bir yapıda olup hangi hareket türlerinde hangi tür hesaplar kullanılabileceği vs. kolayca ayarlanabilir. Bu sayede işlem girişi hem hızlanır hem de daha hatasız olarak gerçekleştirilebilir.

Masraflarla ilgili girişlerin yapıldığı formlar diğer finansal hareketlerden ayrılarak daha amaca yönelik hale getirilmiştir. Örneğin masraf giriş formunda hareket türü olarak "Araç Giderleri" seçildiğinde ilgili cari kart listesinde yalnızca araç listesi gelir.

Diğer modüllerde olduğu gibi bu modülde de üzerinde işlem yapılan cari kartlarla ilgili bilgilere çok hızlı ve pratik şekilde erişilebilir.

(Bu modül operasyon niteliğindedir. Diğer izleme, rapor, analiz niteliğindeki modüllere ham bilgi sağlar)

Çek/Senet Modülü:

Müşteri - Satıcı - Banka ilişkilerinde düzenlenen, alınan ya da ciro edilen her türlü çek, senet vs. evrakları ve bu evraklara ilişkin yer değiştirme hareketleri bu modülden girilip izlenir.

Bu modülde kart ve hareket (işlem) diye iki farklı kavram vardır. Örneğin bir alacak çekinin kartında bu çekle ilgili tüm detaylar (portföy no, banka çek no, vade tarihi, bankası, şubesi, düzenleyeni, hesap no.su, vergi kimlik no.su ...) görüldüğü gibi farklı formlardan girilmiş olan hareketleri (alındı, ciro edildi, ciroda tahsil edildi) de kronolojik olarak izlenebilir.

Finans hareketlerinde olduğu gibi çek/senet sisteminde de işlem türleri, uygulandığı cari hesap türleri vs. son derece parametrik olarak tasarlanmıştır. Bunun sonucu olarak da işlem hatası riski minimum düzeye indirilerek işlem hızı artırılmıştır. Ayrıca pek çok standart muhasebe programında olmayan özellikler mevcuttur. (Banka hesap numarasına ve bankasına göre düzenleyenin otomatik olarak tespit edilmesi, banka kodu ve şube kodu girilerek banka adı ve şube adının otomatik görüntülenmesi gibi..)

Çek/Senet yoğunluklu çalışan işletmelerin uygulayacağı işlemler basite indirgenerek, esnek filtreleme sayesinde seçilen çek-senetler üzerinde işlem gerçekleştirme hızı ve pratikliği sağlanmıştır.

Pozisyonlara göre listeleme istenilen alana göre sıralama gibi oldukça kullanışlı özellikler eklenmiştir.

Gerek işlem sırasında gerekse daha sonradan bordro alabilmek kolaylaştırılarak bu bordrolara gerekli olabilecek özet alanlar eklenmiştir. (Toplam çek sayısı, tutarı, ortalama vade ...)

(Bu modül operasyon niteliğindedir. Diğer izleme, rapor, analiz niteliğindeki modüllere ham bilgi sağlar)

Rapor Modülü:

Bu modülde diğer tüm modüllerden girilmiş olan verilere dayanan her tür liste ve raporlar bulunmaktadır. Burada bulunan liste ve raporlar daha önce bahsedilen takip/izleme formlarından farklı olarak kağıt çıktısı almaya yöneliktir. Hemen hemen tamamında esnek filtreleme metodu kullanılarak, kullanıcı bilgi kalabalığından uzak tutulmuştur.

En sık kullanılan rapor ve listelere örnek olarak; genel amaçlı stok hareket / cari hareket listesi, stok durum raporu, cari durum raporu, çek-senet listeleri, kasa raporu verilebilir.

Programın genelinde olduğu gibi bu modülde de görüntülenen raporlar standart formatlarda (word, excel, .html vs.) kaydedilebilir ve istenirse mail olarak gönderilebilir.

Raporlama modülünde oldukça esnek ve kullanışlı hazır raporlar olmakla birlikte kullanıcı Otomasyon programından ham veri alarak (örneğin excel e) kendine uygun raporlar da oluşturabilir.

Analiz / Kontrol Modülü:

Analiz / Kontrol modülü raporlama modülüyle içiçe olup raporlama modülünden farkı içeriği ve görünümü itibariyle üst yönetime hitap etmesidir. Yani detaylı uzun listeler yerine daha özet ve yol gösterici bilgiler içerir.

Örneğin stok kategori özetlerinde belli bir kategoride bulunan malların rakamsal ve grafiksel satış eğrileri izlenebilir. Ortalama fiyat ya da liste fiyatı üzerinden belirtilen kriterlerin üzerinde indirim yapılan mallar/ürünler izlenebilir. Alım siparişi verilecek olan malların depolara göre dağılımları aylık ve son 30 günlük satışları birarada görüntülenebilir. Hatalı olarak girilmiş olan hareketlerin bazı kriterlere göre tespiti sağlanır. Çek / senet sisteminden girilmiş olan bilgiler vade kriterine göre ve risk analizi esas alınarak esnek olarak listelenebilir.Masraflar türlerine göre gruplandırıılarak ay bazında değişimleri yine rakamsal ve grafiksel olarak izlenebilir.

İzleme Modülü:

Otomasyon programının bir özelliği de programda ve veritabanında yapılan işlemleri detaylı olarak izlemesidir. Bilgisayar bazında tanımlanan kullanıcıların programa giriş çıkışları, yaptıkları değişiklikler detaylı bir şekilde log dosyası olarak tutulur. Bu log dosyasına giren kayıtlar kritiklik derecesine göre seviyelendirilmiştir.

Oluşturulan log dosyası tarih, kullanıcı ve kritiklik seviyesine göre raporlandırılıp kontrol edilebilir, kaydedilebilir ve istenirse mail olarak gönderilebilir.

Yardımcı Modüller:

CPSOFT Otomasyon programında tüm modüllerin dışında kullanıcının işini kolaylaştırılacak ve işleyişe pratiklik kazandıracak pek çok yardımcı modüller vardır.

Transfer modülü: Bu modülde gerek yerel ağdan gerekse internet üzerinden transfer edilen veriler üzerinde izleme, kontrol ve mevcut veritabanına transfer seçenekleri bulunmaktadır. Pek çok işletmenin ihtiyaç duyduğu (ya da duyabileceği) bu modül hem işletmenin şube / departman / mağazaları ile arasında bir köprü vazifesi görüp işlem yükünü azaltır hem de istenilen peryotlarda güncel bilgiye ulaşılmasını sağlar.

Otomatik Döviz modülü: TCMB internet sitesinden, belirlenen zamanlamaya göre ya da manuel olarak istenilen türlerdeki (D.Alış-Satış, Efk. Alış-Satış gibi ) döviz kurlarının sisteme transfer edilmesini sağlar.

Ajanda / Hatırlatıcı: Yapılan işlemlerle ilgili ya da bunların dışında not alma, hatırlatıcı tanımlamaya olanak sağlar. Cari kartlarla direkt ilişkilendirilebildiği için, belli bir cari kartın (müşteri, satıcı, banka, personel..) tüm notları da buradan takip edilebilir.

Rehber: Rehber diye adlandırılan bölümde cari kartlarla ilgili iletişim bilgileri ve bunların dışında da firmanın ihtiyaç duyabileceği telefon, fax, e-mail, adres gibi bilgiler girilip izlenebilir. Ayrıca Windows işletim sisteminde kullanılan e-mail istemci yazılımıyla entegre olarak toplu e-mail göndermeye imkan verir.

Genel Muhasebe Modülü:

Genel açıklamalar kısmında da belirtildiği gibi, otomasyon programında resmi kurumlara beyan edilecek rapor ve beyannameler diğer modüllere nispetle ikinci plana atılmıştır. Adı geçen rapor ve beyannameler genel muhasebesini kendi bünyesinde tutan işletmeler için Otomasyon programının "entegre" çalışabildiği Nebim muhasebe modülünde hazırlanmaktadır. Bunun birçok nedeni vardır;

* Küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük çoğunluğunun genel muhasebesinin işletme dışında tutuluyor olması
* İşletme bünyesinde genel muhasebeyi ideal şekilde tutabilecek vasıfta eleman bulunmasının zorluğu
* Piyasa koşulları nedeniyle fiili işleyişin genel muhasebeyle tam entegre çalışmasının imkansız denilebilecek ölçüde zor olması
* Genel muhasebe modülünün işletme bünyesinde tutulmasının, işletmenin asıl işine odaklanmasını büyük ölçüde zorlaştırması
* Resmi kanun ve mevzuatlarda çok sık yapılan değişikliklerin programa yansıtılmasındaki zorluklar ve bu konuda işletmelerin haklı olarak CPSOFT ‘un genç olmasından duyduğu tedirginlik
* Teknolojideki hızlı değişim ve gelişim sayesinde yakın gelecekte öngörülen resmi kurumlara veri aktarma projelerinin uzun vadeli program planlarını engelliyor olması ve programda içerilebilecek bu tür değişiklileri geçersiz kılma riski

Yukarıda anlatılanlara ek olarak Nebim programının tercih edilmesinin sebebi de şudur;

Piyasada genel muhasebeyi de içeren paket programlardan belki yüzlerce olmasına karşın firma yaşı, devamlılığı ve potansiyeli gözönüne alındığında ilk 10 program arasından bir seçim yapılması uygun bulunmuştur. Aksi takdirde ilk bakışta fiyat olarak cazip gelebilecek diğer (ilk 10 dışındaki) muhasebe programlarının herhangi bir nedenle geliştirilmesinin veya mevzuata uygunluğunun durdurulması hem CPSOFT'u hem de satın alacak olan işletmeyi zor durumda bırakacaktır. Nebim Yazılım firma olarak en köklü yazılım firmalarından olup (firma olarak 40 yıllık yazılım sektöründe 29 yıllık) kapanması ya da program geliştirmeyi durdurması çok çok uzak bir ihtimaldir. Bunun yanısıra kendi kulvarındaki rakipleriyle kıyaslandığında kullandığı veritabanının gerçekten çok açık ve kendini açıklayıcı olması, fiyatının nispeten ekonomik olması tercih edilmesine neden olmuştur. Veritabanını dışarıdan bilgi yazılmasına bu denli elverişli şekilde tasarlaması (kara kutu yapmaması) da gerçekten takdire şayan bir davranıştır.

Tüm bu anlatılanlar gözönünde bulundurulduğunda CPSOFT Otomasyon programının avantajlarından faydalanıp genel muhasebesini de firma bünyesinde tutmak isteyen işletmeler için çözümümüz şudur;

İşletme fiili olarak tüm operasyon ve analizleri CPSOFT Otomasyon programında gerçekleştirir. İstediği sıklıkta da Nebim muhasebe modülüne daha önceden belirlenen kriterlere göre bilgi aktarır. Fiili işleyişi ilgilendirmeyen yalnızca resmi kurumlara verilecek beyanlarla ilgili işlemleri/yansıtmaları Nebim muhasebe modülünden girip gereken rapor ve beyannamelerini defterlerini hazırlar. Otomasyon programı bu işleyişe son derece uygun tasarlanmış olup hesap planı ya da muhasebe fişleri üzerinde değişikliği dahi programdan çıkmadan kolayca yapılabilir kılmıştır. Öyle ki Otomasyon programından girilen bir stok kartını kategorisine göre muhasebe hesap planında otomatik olarak açabilir, ya da aynı şekilde bir müşteriyi otomatik olarak hesap planında 120 li hesap olarak açabilir. Böylelikle kullanıcılar zamanlarının % 90 ını Otomasyon programında geçirip sadece dönem sonlarında ya da gerektikçe Nebim programına girip beyannameleri ve defterleri dökebilirler. Ayrıca ön-muhasebe sisteminden muhasebeye aktarılan kayıtlara göre dönemsel toplam borç/alacak rakamlarını karşılaştırmalı olarak görüntüleyebilir ve fark olan hesaplarda farkın hangi günlerden ve hangi fişlerden kaynaklandığını yine programdan hiç çıkmadan tespit edebilir. Stoktaki malın maliyeti tablosuna direkt olarak CPSOFT'tan erişebilir. Muhasebe sisteminde kullanılan bir alt hesabın tüm fişlerini başka bir alt hesaba aktarıp eskisini silebilir.